Makalah Administrasi perkantoran ( Habib Aulia Rahman : 13040112130065 )

 

 ABSTRAK

          Kebanyakan orang menganggap bahwa perpustakaan adalah sebuah tempat untuk menyimpan buku saja, dan berdebu karena banyaknya koleksi yang disimpannya. Dengan cara merancang konsep aktifitas dan perkantoran di dalam perpustakaan, akan menciptakan sebuah kenyamanan bagi pengunjung dan meningkatkan minat baca masyarakat, serta menghilangkan pandangan yang kurang baik dari masyarakat terhadap sebuah perpustakaan. Serta menjalin suasana kekeluargaan dan kenyamanan bagi pegawai di perpustakaan.

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

            Selama ini banyak orang yang beranggapan bahwa, perpustakaan adalah sebuah gedung yang berisi kumpulan buku dan banyak debu karena banyaknya koleksi yang tersimpan dan mungkin beranggapan bahwa lebih rentan tidak terurus. Maka anggapan itu perlu di rubah dengan cara melakukan perancangan konsep dan aktifitas perkantoran di perpustakaan.

Menurut Bahri (2008:30) Konsep adalah satuan arti yang mewakili sejmlah objek yang mempunyai cirri yang sama. Orang yang memiliki konsep mampu mengadakan abstraksi terhadap objek-objek yang dihadapi, sehingga objek-objek dihadirkan dalam kesadaran orang dalam bentuk representasi mental tak berperaga. Konsep sendiri pun dapat dilambangakan dalam bentuk suatu kata (lambang bahasa). Jadi perancangan konsep semacam ini akan dapat lebih mengubah persepsi orang yang menganggap perpustakaan sebagai tempat yang membosankan.

Rumusan Masalah :

Dalam makalah ini akan membahas masalah seperti

  Definisi kantor

a.       Perpustakaan menurut para ahli

b.       Perancangan konsep manajemen perkantoran

c.        Konsep layout perpustakaan dan kantor perpustakaan

d.      Konsep tempat perpustakaan

e.       Konsep pengawasan kantor

f.       Perancangan konsep Promosi yang akan digunakan

Tujuan Penulisan

-          Untuk membuat konsep perpustakaan yang  ideal

-          Untuk belajar merancang konsep perpustakaan

-           

BAB II

PEMBAHASAN

Dalam perkembangan pendidikan dari dahulu hingga di masa kini, tidak luput dari peran perpustakaan yang mana telah mengumpulkan, menyimpan, menjaga sebuah data informasi yang diolah menjadi kumpulan suatu informasi dari berbagai disiplin ilmu sehingga berguna bagi pemustaka yang ingin memiliki atau mendalami suatu ilmu.

Perpustakaan sendiri adalah sebuah tempat atau sebuah gedung, yang di dalamnya terdapat berbagai koleksi cetak maupun non cetak berisi tentang informasi, dalam mengelola perpustakaan tentunya dibutuhkan sebuah tenaga perpustakaan atau yang biasa disebut pustakawan. Pustakawan itu sendiri adalah seorang yang bekerja dalam sebuah perpustakaan suatu instansi yang mana tugasnya adalah melindungi, mengolah suatu data berupa informasi dari berbagai ilmu di dalam perpustakaan.

Menurut para ahli definisi perpustakaan :

Menurut Sulistyo-Basuki (1991:3) Perpustakaan

 ialah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung.ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual. Dalam pengertian buku dan terbitan lainnya termasuk di dalamnya semua bahan cetak,buku, majalah, laporan, pamflet, prosiding, manuskrip (naskah), lembaran musik, berbagai karya musik, berbagai karya media audiovisual seperti filem, slid ( slide), kaset, piringan hitam, bentuk mikro seperti mikrofilm, mikrofis, dan mikroburam ( microopaque ). Webster menyatakan bahwa perpustakaan merupakan kumpulan buku, manuskrip, dan bahan pustaka lainnya yang digunakan untuk keperluan studi `atau bacaan, kenyamanan, atau kesenangan.

Menurut Radom House

dalam bukunya Dictionary of The English Language, Perpustakaan adalah suatu tempat, berupa sebuah ruangan atau gedung yangberisi buku dan bahan lain untuk bacaan, studi, ataupun rujukan
Menurut Ensiklopedia Britannica, bahwa sebuah perpustakaan adalah himpunan bahan – bahan tertulis atau tercetak yang diatur dan diorganisir untuk tujuan studi dan penelitian atau pembacaan umum atau kedua-duannya.

Menurut ny. kusuma sjahrial pamuntjak (1972:1)

menyatakan bahwa perpustakaan adalah kumpulan buku-buku yang tersedia dan dimaksudkan untuk dibaca.

Menurut Reitz,

menyatakan bahwa perpustakaan adalah koleksi atau sekumpulan koleksi buku atau bahan lainnya yang diorganisasikan dan dipelihara unutk penggunaan/keperluan membaca, konsultasi, belajar, meneliti, yang dikelola oleh pustakawan dan staf terlatih lainnya dalam rangka menyediakan layanan untuk memenuhi kebutuhan pengguna.

·         Menurut Surat Edaran Bersama Mentri Pendidikan dan Kebudayan dan Badan Administrasi kepegawaian Negara Nomor 53649/MPK /1988 dan nomor 15 /SE/1988,

menegaskan difinisi perpustakaan dalam nnya dangan jabatan fungsional pustakawan yaitu unit Perpustakaan adalah : satuan kerja perpustakaan yang sekurang-kurangnya mempunnyai 1.000 judul bahan pustaka, yang terdiri dari sekurang- kurangnya 2.500 eksemplar dan bentuk dengan keputusan pejabat yang berwenang.

• Menurut Perpustakaan Nasional RI (2005:4)

menyatakan bahwa perpustakaan adalah unit kerja yang memiliki sumber daya manusia sekurang-kurangnya seorang pustakawan, ruangan/ tempat khusus, dan koleksi bahan pustakaan sekurang-kurangnya seribu judul dari berbagai disiplin ilmu yang sesuai dengan jenis dan misi perpustakaan yang bersangkutan serta dikelola menurut sistem tertentu untuk kepentingan masyarakat penggunanya.

• Dalam UURI No. 20 tahun 2003 tentang SisDikNas

masalah perpustakaan hanya samar-samar. Pada bab 1 pasal 1 ayat 23 disebutkan bahwa"Sumber daya pendidikan adalah segala sesuatu yang digunakan dalam penyelenggaraan pendidikan yang meliputi tenaga pendidikan, masyarakat, dana, sarana, dan prasarana " Namun Dalam UU No. 2 tahun 1989 pasal 35 menyebutkan jelas setiap sekolah atau satuan pendidikan harus mempunyai atau menyediakan sumber belajar. Oleh sebab itu di sekolah nasional plus Smart EI, perpustakaan sangatlah penting baik bagi siswa maupun bagi guru.Dalam skala umum fungsi dari perpustakaan ada 6 yaitu:Fungsi Informasi, Fungsi Pendidikan, Fungsi Kebudayaan, Fungsi Rekreasi, Fungsi Penelitian, Fungsi Deposit Kebudayaan, Fungsi Rekreasi, Fungsi Penelitian, Fungsi Deposit.

• Perpustakaan Menurut UU NO 43. THN. 2007

Pasal 1

Perpustakaan adalah  institusi pengelola koleksi karya  tulis, karya cetak, dan/atau karya

rekam  secara  profesional  dengan  sistem  yang  baku  guna  memenuhi  kebutuhan

pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka.

            Dengan adanya perpustakaan dan pustakawan, tentunya disini sangat dibutuhkan sebuah perancangan konsep dan aktivitas perkantoran dalam perpustakaan. Kantor sendiri adalah suatu tempat atau gedung, yang mana disitu adalah sebuah tempat berlangsungnya sebuah kumpulan organisasi yang menjalankan tugas secara berkelanjutan dan terus menerus, guna mencapai suatu tujuan yang sama dan lebih baik lagi.

Dalam perancangan konsep dan aktivitas perkantoran dalam perpustakaan, tentunya ada beberapa hal yang perlu kita perhatikan. Sehingga dengan memperhatikan prosedur-prosedurnya kita akan menjadikan perancangan tersebut menjadi baik dan benar. Dan juga dapat memberikan kenyamanan untuk pegawai dan pemustaka yang berada dalam suatu gedung perpustakaan tersebut. 

Menurut para ahli definisi kantor adalah :

1.      Menurut Moekijat(1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan.

2.      Prajudi Atmosudirjo (1982:25),kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.

3.      Kallaus dan Keeling, office is a function where interdependent system of technology, procedures, and people are at work to manage one of the firm’s most vital resources-information.

4.      Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.

Perancangan konsep Manajemen perkantoran

1.      Menurut The Liang Gie, manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta pergerakan mereka yang melaksanakan agar mereka mencapai tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ada 2 konsep manajemen perkantoran dikenal, yaitu Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices) dan Ruang Kantor Tertutup (Closed Plan Office).

Sasaran pengunjung perpustakaan ini dikhususkan untuk para pelajar dan mahasiswa. Koleksi-koleksi yang akan disediakan lebih banyak bersifat ilmu pengetahuan dan umum sehingga tidak menutup kemungkinan bahwa masyarakat umum untuk mengunjungi perpustakaan ini.

Manajemen yang digunakan untuk para karyawan perpustakaan yaitu para karyawan untuk dapat menempatkan diri sesuai jabatan dan dapat menaati peraturan-peraturan yang telah disepakati. Selain itu para karyawan diharapkan untuk dapat menjalin keakraban dengan karyawan lain sehingga dapat terjalin kekeluargaan diantara para karyawan.

Dalam perancangan kantor ini menggunakan konsep  “Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices)”. Dalam konsep ini ruangan digunakan untuk bekerja bersama-sama oleh beberapa karyawan dan tidak dipisah-pisahkan oleh tembok atau sekat dan semua aktifitas dilaksanakan pada satu ruangan besar. Konsep semacam ini dimaksudkan agar dapat menghemat komposisi ruangan, selain itu juga dapat mempermudah dalam pengawasan oleh pimpinan terhadap karyawan.

-           konsep Layout Perpustakaan dan Kantor Perpustakaan

-          . Konsep Perpustakaan

Konsep perpustakaan terbuka yang telah dirancang dimaksudkan untuk menghemat ruangan karena sebisa mungkin untuk menempatkan meja dan isi ruangan semaksimal mungkin sehingga seluruh ruangan dapat digunakan dengan tepat tanpa mengabaikan kerapihan, keindahan, dan kenyamanan. Selain itu perancangan ini juga telah diperhitungkan berapa jumlah koleksi dan pengunjung yang dapat ditampung.

-  Konsep Perancangan Kantor perpustakaan

Dalam perancangan konsep ini penataan kantor perpustakaan menggunakan konsep terbuka karena akan lebih menghemat volume ruangan dan mempermudah dalam pengawasan karyawan oleh pimpinan, selain itu juga dapat terjalin kekeluargaan antar karyawan. Konsep rancangan kantor telah disesuaikan dengan jumlah karyawan dan perlengkapan kantor yang akan disediakan.

-           Konsep Perencanaan tempat perpustakaan

Konsep untuk tempat perpustakaan ini rencanakan berada pada daerah strategis yang dapat dijangkau dengan mudah oleh masyarakat. Rencana tempat ini berada pada sekitar tengah kota. Perpustakaan akan terletak padamuka lokasi, sedangkan kantor perpustakaan akan terletak pada sisi kanan perpustakaan. Sehingga akan ada keterkaitan antara karyawan di kantor dengan karyawan di perpustakaan.

-           Konsep Pengawasan Kantor

Konsep pengawasan dilakukan untuk memastikan apakah aktivitas yang dilakukan pegawai administrasi sesuai dengan hasil yang diinginkan. Dilalaikannya fungsi ini akan mengakibatkan kurang efektifnya proses administrasi kinerja departemen, defisi & stakehoders yg lain.

Pengawasan pada kantor dapat dilakukan secara langsung oleh pimpinan dan karyawan lain. Namun seiring perkembangan zaman pengawasan juga dapat dilakukan menggunakan peralatan elektronik. Misalnya, absen karyawan menggunakan Finger Print yaitu sebuah alat pendeteksi sidik jari. Selain itu juga penggunaan media elektronik e-mail untuk pengiriman atau pelaporan data-data yang bersifat rahasia oleh karyawan dengan pimpinan. Sedangkan pengawasan terhadap pemustaka di perpustakaan dapat dilakukan dengan adanya CCTV di sudut-sudut ruangan, selain itu juga digunakan alarm elektronik yang ditempatkan dipintu keluar guna mengawasi keluarnya buku tanpa diproses peminjaman terebih dahulu.

-  Perancangan Konsep Promosi

Dalam rencana promosi perpustakaan ini dilakukan dengan cara menyebarkan brosur, pamphlet, serta poster diberbagai lokasi strategis agar dapat dilihat oleh masyarakat, selain itu juga dilakukan promosi melalui media elektronik seperti pada facebook, twitter, blog, website, dsb.  Dalam promosi tersebut dicantumkan berbagai keunggulan dari perpustakaan, mulai dari koleksi-koleksi yang dimiliki serta fasilitas-fasilitas yang disediakan sehinggaada ketertarikan masyarakat untuk dapat mengunjungi perpustakaan ini.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

     Dari pembahasan di atas, penulis menarik kesimpulan bahwa dalam perancangan konsep dan aktifitas perkantoran di perpustakaan sangatlah bermanfaat bagi kemajuan sebuah perpustakaan. Disamping memberikan kenyamanan bagi pengunjung, juga memberikan kesan yang  lebih tertata dan modern bagi sebuah banugnan perpustakaan. Sehingga masyarakat beranggapan bahwa peprustakaan adalah sebuah gedung koleksi informasi yang tertata rapi.

Dalam konsep – konsep dari benjelasan tersebut juga dapat merubah system kerja dalam perpustakaan menjadi lebih baik lagi, dan dapat memajuikan nama baik perpustakaan di mata masyarakat.

Saran

      Dalam sebuah organisasi di dalam perkantoran, diperlukan adanya sebuah komunikasi yang harus di lakukan dengan baik antara karyawan dan pimpinan, supaya tidak terjadi adanya perselisihan dan perbedaan pendapat antara karyawan dan pimpinan. Sehingga dapat mencapai tujuan yang baik untuk bersama.

DAFTAR PUSTAKA

http://mukhtar17luthfy.wordpress.com/2012/08/13/pengertian-kantor/

http://4stika.blogspot.com/2011/01/beberapa-definisi-perpustakaan-nih-gan.html

http://mukhtar17luthfy.wordpress.com/2012/08/13/pengertian-kantor/

http://4stika.blogspot.com/2011/01/beberapa-definisi-perpustakaan-nih-gan.html

perjalanan hidup

Manis  Dan Pahit Kehidupan

            Setiap manusia di dunia ini, pasti memiliki banyak ujian dalam kehidupan. Tidak bisa dipungkiri bahwa itulah tantangan manusia ketika mereka tinggal di dunia ini. Setiap perjalanan, memiliki fase tersendiri, baik itu suka, duka dan derita. Yah..itulah yang dinamakan manis dan pahitnya kehidupan. Tidak terkecuali aku, yang juga hidup di dalam kehidupan ini.

Terlahir dari keluarga yang sederhana, aku diharuskan siap untuk menghadapi semua ujian dalam hidup ini. Karena satu hal yang aku pahami, aku dilahirkan dan dibesarkan untuk menjadi anak yang kuat, mampu tegar dan tabah dalam menjalani kerasnya kehidupan.

Ketika waktu kecil, ayah dan ibuku selalu mendidik aku dengan baik. Mereka mengajarkanku tentang arti kehidupan, dan mereka juga yang mengajarkanku agar dapat bertahan dalam menjalani kehidupan ini. Banyak sekali, nasihat dan petuah yang mereka berikan.

            Berbicara tentang manis dan pahitnya kehidupanku, sangatlah banyak yang aku alami selama ini. Dimulai dari suka dan duka yang menyelimuti kehidupanku selama ini. Tetapi dalam tulisan ini, aku akan menceritakan sedikit dari pengalaman kehidupanku.

Cinta dan kasih sayang, mungkin semua orang tau apa itu cinta dan kasih sayang. Tetapi yang aku tau bahwa cinta dan kasih sayang tidak harus selalu dengan pacar ataupun pasangan. Kita bisa memberikan bahkan mendapatkan itu, dari Allah dan orang dekat disekitar kita. Namun cinta dan kasih sayang itu tidak selamanya abadi, meskipun ketika kita mendapatkan atau memberikan cinta dan kasih sayang terasa amat bahagia. Tapi siapa sangka, bahwa akan tiba saatnya dimana kita harus merasakan duka dari cinta dan kasih sayang tersebut. Yah..suatu hal yang aku dapatkan selama hidup dari cinta dan kasih sayang.

Dimulai dari yang pertama adalah Allah dan orang tuaku, aku sangat bersyukur sekali kepada Allah SWT telah melahirkan aku ke dunia ini dari ibu yang sangat menyayangiku, dan juga ayah yang baik dan selalu berkorban demi anak-anaknya. Sungguh itu suatu hal yang tidak bisa aku balas dengan apapun, perjuangan mereka berdua padaku sangatlah besar. Selama ini mereka selalu membahagiakanku, memberi kecukupan padaku. Tetapi tidak bisa dipungkiri, bahwa aku lebih sering mengecewakan dan membuat mereka sedih. Terkadang dalam diam dan sendiriku, aku selalu memikirkan, berapa kali aku membuat orang tuaku meneteskan air matanya karena kelakuanku. Dari situ aku selalu berusaha memperbaiki semuanya, aku sadar dengan memperbaikinya bisa berguna bagi kehidupanku, tetapi aku tidak tau, apakah semua yang aku perbaiki itu dapat membuat orang tua ku bangga dan bahagia terhadapku. Aku tidak tau, tetapi selama aku masih mampu berusaha memperbaiki, aku akan terus berusaha meskipun tidak akan pernah bisa membalas semua pengorbanan yang mereka berikan.

Keluarga dan teman, yah.. setelah Allah dan orang tuaku, ada juga keluarga dan teman-teman di sekitar kehidupanku. Mereka adalah orang-orang yang juga mengisi kehidupanku dan memberikan aku sepenggal cerita dari cinta dan kasih sayang. Selama ini, aku selalu memiliki keluarga dan teman yang bermacam-macam sifatnya dan perilakunya. Baik, buruk dan lain-lainnya aku dapatkan semua itu. Terkadang aku merasa bahagia ketika memiliki keluarga dan teman yang baik dan setia padaku, dan ada juga kalanya aku merasa kesal ketika menemukan keluarga dan teman yang bersikap kurang baik atau jahat padaku. Tapi meskipun aku kesal terhadap mereka, tidak sedikitpun aku pernah menyimpan dendam pada mereka, dan kekesalanku itu hanya sesaat dan hanya bisa aku pendam dalam hati kemudian hilang ketika aku mengingat nama Allah. Karena yang aku tau, sebaik dan sejahat apapun keluarga dan teman kita, merekalah yang memberiku arti sebuah kehidupan dan kisah untuk masa yang akan datang.

Pacar atau kekasih..mungkin kalian semua tau apa itu pacar dan apa itu kekasih, sebuah hal yang sama artinya jika kita saling cinta dan sayang. Tidak bisa lepas dari itu, karena dalam hidupku juga memiliki sepenggal cerita dari pacar atau kekasih. Dalam perjalananku memiliki pacar atau kekasih selama ini sangat banyak cerita yang membahagiakan dan menyedihkan. Dari mulai sedih, dikecewakan dan lainnya. Semua itu aku dapatkan dalam hal ini, ketika aku dibuat bahagia dalam cinta dari seorang kekasih, memang ibarat langit yang cerah tanpa ada gelap, tetapi juga tidak bisa aku pungkiri, ketika dikecewakan seperti bintang yang tak mampu lagi bersinar. Tapi aku menyadari, bahwa ketika aku dikecewakan oleh seorang kekasih, itu bukanlah sepenuhnya kesalahan dia. Melainkan aku yang mungkin kurang bisa memahami dia sehingga membuat dia jadi bersikap beda dan mengecewakan aku. Memang terasa sedih dan kesal, tetapi sedikitpun tidak pernah berniat untuk membenci dia, karena dia memberikan warna dalam hidupku meskipun sesaat, dan bagaimanapun juga, aku pernah menyayangi dia. Meskipun sampai saat ini aku masih sayang, tetapi aku tidak berharap itu semua bisa kembali seperti sedia kala. Dan aku menyadari, pacaran itu tidak bisa abadi, ada kalanya semua berakhir. Baik itu berakhir bahagia ataupun berakhir dengan duka.

            Yah mungkin ini sedikit cerita dari kisahku, meskipun aku tidak menceritakan secara penuh. Tapi inilah menggambarkan dan mewakili kisah perjalanan hidupku dalam manis dan pahitnya cinta.

Semarang, 16-05-2013

~habib~